La première précision à apporter concerne l’absence de Diplôme d’Etat spécifique à la profession de secrétaire médicale. En revanche il existe des formations donnant lieu à délivrance d’un certificat. Mais qui dit absence de diplôme dit également absence de programme officiel et de contrôle, ce qui peut donner lieu à des dérives concernant certaines écoles. Pour cette raison, il est impératif de faire le bon choix en matière d’organisme de formation si l’on souhaite exercer dans le privé.
L’accès au poste de secrétaire médicale dans la fonction publique se fait sur concours. Là aussi une préparation est nécessaire dans la mesure où les épreuves d’admissibilité sont centrées sur les connaissances relatives au sujet sanitaire et social. Il n’y a donc aucune place pour l’improvisation.
Il est admis en théorie que la formation de secrétaire médicale est accessible dès le niveau 3ème. Il en va bien différemment dans la pratique qui exige un niveau bac, voire post-bac. Trois diplômes garantissent véritablement l’accès à cette formation : le bac ST2S (anciennement bac SMS), bac pro secrétariat et BTS assistante de direction (devenu BTS AD). Mais pourquoi ceux-là spécifiquement? Tout simplement parce qu’ils comportent l’étude de matières qui seront directement mises en pratique dans l’exercice de la profession de secrétaire médicale ou qui permettront de mieux appréhender ce métier.
Il est cependant impossible d’accéder à la profession sans formation préalable complémentaire à ces diplômes pour une bonne raison : chacun d’entre eux possède des limites et pour mieux comprendre où elles se situent il est nécessaire de se pencher sur leur intérêt mais également sur ce qui leur manque pour prétendre au titre de secrétaire médicale.
A/ Le bac ST2S
Anciennement SMS (Sciences Médico Sociales), le bac ST2S (Sciences et Technologie de la Santé et du Social) comporte comme tout baccalauréat technologique un enseignement spécifique en plus des matières générales permettant entre autres de s’orienter vers le secteur paramédical, social ou bureautique :
- biologie humaine
- connaissance psychologique des individus et des groupes
- étude des faits sociaux et des problèmes de santé
- institutions sanitaires et sociales
Il existait précédement deux options obligatoires au choix : « bureautique » et « préparation aux concours ». Elles sont maintenant partie intégrante des enseignements pluridisciplinaires, ce qui signifie donc que tous les élèves de ST2S possèdent les mêmes connaissances en bureautique à la fin du cursus.
Si le bac ST2S familiarise la future secrétaire médicale avec le thème médical proprement dit, il ne prépare pas véritablement au secrétariat. Certes elle apprend la maîtrise d’un logiciel de traitement de texte ainsi que certaines techniques de gestion et de communication, mais ces connaissances sont insuffisantes pour assurer un véritable secrétariat médical selon le milieu dans lequel il s’exerce.
B/ Le bac pro secrétariat
La titulaire d’un bac pro secrétariat maîtrise parfaitement les techniques du secrétariat : utilisation des outils bureautiques courants, communication orale et écrite, gestion de dossier, comptabilité… Sur ce plan la formation secrétaire médicale ne lui apportera qu’une nouveauté, l’adaptation de ces aptitudes au domaine médical. Et c’est justement dans ce domaine qu’elle aura tout à apprendre :
- la biologie (notions générales en anatomie et psysiologie, pathologies les plus courantes et leurs traitements, examens biologiques et cliniques, vaccinations…) ;
- les institutions et le travail administratif s’y rapportant (sécurité sociale, mutuelles, droit médical, connaissance des formulaires couramment utilisés…).
En outre il est souvent demandé aux secrétaires médicales exerçant en CHU une bonne maîtrise de l’anglais courant et
médical.
C/ BTS assistante de direction
L’assistante de direction possède trois types de compétences qui en font une précieuse auxiliaire :
- la documentation lui permet de gérer, d’actualiser et d’organiser les dossiers ;
- par le biais de la communication elle assure l’accueil des visiteurs, rédige et traite textes et documents divers, transmet l’information ;
- grâce à l’organisation, elle tient les plannings et agendas à jour, gère l’information et planifie des projets.
Là aussi elle devra se familiariser avec le domaine médico-social (biologie, vocabulaire médical, institutions sanitaires et sociales).
Il est donc évident qu’aucun des diplômes pré-cités ne donne qualité à être secrétaire médicale même s’ils sont d’excellents tremplins pour cette profession. Afin d’accéder à ce métier, une solide formation de base s’impose et l’on comprend mieux pourquoi un niveau bac minimum est requis par les écoles sérieuses. Les élèves sont choisies sur dossier après un entretien visant à s’assurer d’une véritable motivation.
La formation présentielle de base s’étale de 10 à 12 mois environ et se partage entre cours théoriques et stages professionnels. Il est également possible de suivre une formation par correspondance, solution souvent choisie par les personnes ne possédant pas de diplômes ou occupant déjà un emploi. Dans ce dernier cas une très solide motivation est nécessaire : malgré le système de devoirs corrigés et parfois l’animation de forum par des enseignants, l’étudiante doit fournir une grosse charge de travail personnel ; sans un minimum de rigueur et d’organisation il est difficile de venir à bout du cursus. Ces deux types de formation sont payants et un comparatif entre les divers organismes s’impose, tant au niveau des programmes que des tarifs.
Notons enfin que pour les personnes justifiant d’une expérience professionnelle (plus ou moins longue selon le niveau du diplôme possédé) dans le domaine administratif, sanitaire ou social, il est possible d’effectuer simplement une formation complémentaire.